RFP meeting - Request for Proposal hay tạm dịch ra nghĩa tiếng Việt là yêu cầu proposal. Khi bạn tham gia một RFP meeting cũng là lúc đang bắt đầu một quy trình đấu thầu cho việc tổ chức event.

Khách hàng có thể thông qua RFP có thể có nhiều đánh giá về agency về năng lực công ty, khả năng cung cấp dịch vụ của công ty… Đây cũng là một trong 5 tiêu chí chủ yếu để quyết định có lựa chọn agency đó hay là không.

to chuc le khai truong showroom

Nội dung của một bản RFP cơ bản thường chứa đựng một số thông tin về khách hàng, những thông tin về yêu cầu của họ để làm căn cứ cho agency chuẩn bị một proposal tương ứng.

3 nội dung về RFP meeting

một số công ty lớn ở Việt Nam hiện nay khá chuyên nghiệp, họ chuẩn bị một cách thức rất chu đáo phải hỗ trợ rất lớn cho 4 người nhận RFP lĩnh hội thông tin, do đó rất thuận tiện để có thể hoàn thành các proposal perfect.

cong ty to chuc su kien tat nien



Tuy nhiên, nhiều công ty vừa và nhỏ lại không chuyên nghiệp và còn mơ hồ về nội dung này. phải khi họ nên thực hiện một sự kiện nào đó thì họ chỉ đơn giản là trình bày một vài thông tin rồi giao phó cho Agency, còn bản thân họ thì dường như hoàn toàn bị động.

Dưới đây là một cấu trúc tương đối thường gặp của một RFP. Tuy nhiên, tùy theo từng sự kiện mà bạn có thể chọn 3 nội dung chủ yếu để trình bày trọng tâm hơn, cụ thể là 3 rủi ro sau:

Công ty mời thầu là ai?

Sản phẩm hoặc dịch vụ đó là gì?

Sau khi tổ chức sự kiện cần đạt được thứ gì?

Thông tin cơ bản về nội dung event: Mục đích, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham dự mục tiêu...

Ý tưởng, thông điệp cần truyền tải

đa số hoạt động cơ bản nên có

một số yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức

4 yêu cầu đặc biệt khác: màu sắc chủ đạo, tiết mục văn nghệ nên phải có, MC nên nên mời, địa điểm cần phải chuẩn bị, những tiện ích cần có...

vấn đề truyền thông

Giới hạn ngân sách

Vai trò, công việc của Agency: sẽ cung cấp thêm, thực hiện những hạng mục nào trong số những hạng mục cần làm ở sự kiện này

Tiêu chuẩn để lựa chọn agency thắng thầu

4 khách hàng, chương trình tiêu biểu/ hơi giống mà agency/supplier đã làm

Lịch trình: thời hạn (deadline) gởi proposal, ngày present, ngày công bố agency thắng thầu, ngày ký hợp đồng...

Gởi proposal này cho ai, ở đâu

Nếu nên thêm thông tin thì liên hệ ai

trao đổi RFP chuẩn bị cho proposal

Buổi RFP càng chi tiết thì Agency càng chuẩn bị được proposal tốt

RFP có thể được phía Công ty/Agency áp dụng cho Supplier (nhà cung cấp) để khám phá kiếm 3 Supplier có hàng hóa dịch vụ và năng lực cung cấp phù hợp cho sự kiện.