Một trong những đặc điểm nổi bật của tổng đài ảo so với một số tổng đài vật lý thông thường đó là bạn không cần phải thuê nhân viên trực tổng đài làm việc tại văn phòng, điều này tiết kiệm được chi phí văn phòng, tiền đi lại… Lý do là mọi người có thể tại nhà hoặc bất cứ đâu và làm việc bằng một kết nối ảo. Bạn có thể tưởng tượng “ảo” tức là không nên văn phòng tổng đài cũng không cần tới những thiết bị phần cứng phức tạp nữa.

tong dai dien thoai noi bo

“Sức mạnh” của tổng đài ra sao?

Như đã trình bày tại trên, với tổng đài ảo thì nhân viên của bạn sẽ không cần thiết phải đến văn phòng để làm việc, bạn cũng không nên phải trang bị cho nhân viên của mình những chiếc điện thoại bàn để làm việc. Họ chỉ nên dùng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Không chỉ dừng lại tại đó, một điều rất thuận tiện cho đơn vị đó là tất cả các nhân viên của tổ chức bạn sẽ gọi và nhận một số cuộc điện thoại với khách hàng bằng nhiều điện thoại duy nhất. Thật tuyệt vời đúng không ạ? Chỉ với một đầu số nhưng bạn có thể nghe, gọi với rất lớn cuộc gọi khác nhau cùng một lúc.

ở sao tổng đài điện thoại ảo có thể thực hiện được thứ đó?

Về nguyên tắc, bằng việc sử dụng internet, có nghĩa là truyền đa số dữ liệu qua mạng chứ không phải bằng dây điện thoại như phương pháp truyền thống, tổng đài ảo sẽ thực nhiều cuộc gọi, giúp đỡ chúng ta trao đổi thông tin với nhau. Do đó, nếu muốn sử dụng tổng đài này thì đơn vị nên phần khám phá một nhà cung cấp thêm (hiện nay trên thị trường có CMC, FPT…) để đăng ký đầu số SIP. Việc này là để bạn có thể gọi hoặc là nhận một số cuộc gọi với số lượng cực kỳ một vài trên nhiều thiết bị đa dạng như điện thoại, di động, lap top…

dien thoai ip grandstream

Và cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường. doanh nghiệp không nên đi dây điện thoại. Thay vào đó, công ty chỉ nên sử dụng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hay sử dụng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không cần đến văn phòng vẫn có thể sử dụng số điện thoại tổ chức để chăm sóc khách hàng.

các điểm mạnh nổi bật của tổng đài ảo mang lại cho đơn vị

Không nên đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Thậm chí nếu đơn vị chỉ sử dụng phần mềm thì không nên đầu tư thiết bị.

Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc) bởi vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, công ty sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.