Yếu tố lớn nhất có thể quyết định sự thành công của event đó là khách mời. Nếu sự kiện của bạn thực hiện với quy mô lớn nhưng không có lượng lớn khách mời tham gia thì event đó không thành công. Nhưng nếu như sự kiện được tổ chức với quy mô nhỏ nhưng khách mời tham dự quá nhiều thì bạn lại không thể nào quản lí cũng như phục vụ khách hàng tốt nhất thì event của bạn cũng đã thất bại.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Để giúp đỡ bạn hiểu hiểu rõ hơn các tình huống có thể xảy ra đối với sự kiện chúng tôi đã mang đến cho bạn một vài thông tin dưới đây.

Có quá ít khách mời tham gia so với quy mô của event

Nếu như bạn thực hiện một event thì đòi hỏi khách mời phải đến từ khá nhiều nguồn khác nhau điều đó có nghĩa là bạn khó có thể kiểm soát được khách mời đó là ai và tới từ thực hiện nào thì điều cần thiết bạn nên làm đó chính là mở cửa tự do cho tất cả các khách mời cũng như khán giả đến tham dự.

Không chỉ dừng lại ở đó bạn cần phải thu hẹp bớt không gian tổ chức event để tạo cảm giác khách mời đông hơn. Nếu lượng khách mời tới quá ít so với dự kiến bạn nên huy động tất cả những nguồn nhân lực để gọi điện thoại nhắc nhở khách mời tới đúng giờ để kịp cho tiến độ của event.

Có quá đông khách mời đến tham dự so với quy mô của event

Đôi khi trong thực hiện event bạn sẽ phải gặp các vấn đề đáng lo ngại về khách mời như lượng khách mời quá ít so với sự kiện hoặc lượng khách mời tới quá đông cũng phát sinh một sự cố cần phải giải quyết. Bởi lẽ thế việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham dự nữa, đóng tất cả những cửa ra vào.

Nếu như trong thực hiện sự kiện có nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham gia để phân chia nhỏ lượng người ra cho những hoạt động, tránh dồn đọng lại tại khu vực chính. Còn về phần thức ăn và đồ uống thì cần phải phân công người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

dich vu to chuc le khai truong

Đối với các event hội nghị, khách mời vượt dự kiến thì bạn sẽ đơn giản xử lí hơn nhiều. Vì khi đó bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến. Dù sao số lượng khách mời này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hay là thông báo cho họ về event.