1. mẫu file Excel điều hành kho hàng đơn thuần
Bạn có thể tham khảo file Excel điều hành kho hàng dành cho đơn vị và các đơn vị sản xuất tại đây (trích nguồn KiotViet)
Trong cái file Excel, có đầy đủ những nghiệp vụ liên hệ đến nhập kho, xuất hàng, rà soát hàng tồn, và xác định danh mục các hàng hóa trong kho.

phần mềm quản lý kho hàng
2. Cần kỹ năng gì để quản lý kho hàng bằng file Excel?
Để điều hành kho hàng 1 cách hiệu quả bằng file Excel, bạn cần đồ vật cho mình một đôi kỹ năng như sau
Có hiểu biết căn bản về Excel
Để sử dụng thành thạo Excel cho công việc, bạn cần nắm vững tất cả những kỹ năng căn bản về Excel. các công thức tính hàm căn bản, cách thức thiết lập dữ liệu, phân chia cột hàng,… trong Excel bạn phải nắm trong lòng bàn tay.

1 số hàm cơ bản trên Excel:
các phương pháp tính giá thành
  • SUM: Tính tổng số liệu
  • AVG: Tính nhàng nhàng tổng số liệu
  • IF: Hàm điều kiện
  • COUNTIF: Hàm đếm số liệu có điều kiện
  • HLOOKUP: Hàm tìm kiếm trị giá theo hàng
  • VLOOKUP: Hàm kiếm tìm trị giá theo cột

Tính chỉnh Excel sao cho thích hợp với mô phỏng buôn bán
Với mỗi tổ chức, sẽ có 1 phương thức điều hành hàng tồn kho khác nhau. Bạn cần phải Tìm hiểu thật kỹ công ty của mình, và có những điều chỉnh từ file dòng sao cho phù thống nhất.
1 số phương thức xuất nhập kho thường thấy của các công ty bao gồm:
  • FIFO: Nhập trước xuất trước
  • FILO: Nhập trước xuất sau
  • LIFO: Nhập sau xuất trước
  • JIT: Xác định hàng nhập xuất theo đúng số lượng cần, tại đúng thời khắc.

3. Rủi ro khi dùng Excel để quản lý kho hàng
Excel là dụng cụ miễn phí và dễ dùng. Nhưng không vì vậy mà không có những rủi ro khi dùng nó. Dưới đây là một số rủi ro khi sử dụng Excel để điều hành kho hàng:

  • Dữ liệu thiếu sự bảo mật, có thể bị trộm cắp hoặc mất bất kỳ lúc nào.
  • Có thể phải nhập dữ liệu thủ công, dẫn tới việc méo mó giữa các số liệu khi nhập.
  • Thiếu sự kết nối, đồng bộ giữa những số liệu lúc điều hành bằng Excel.
  • Thiếu những chức năng Báo cáo số liệu lúc quản lý kho hàng bằng Excel.

4. biện pháp hạn chế rủi ro quản lý kho hàng trên Excel
Dưới đây mà một số giải pháp nhằm hạn chế những rủi ro khi dùng Excel để quản lý kho hàng:
  • dùng những dụng cụ phần mềm chuyên biệt để thay thế.
  • cẩn trọng và kiểm tra đa dạng lần lúc nhập số liệu vào Excel.
  • kết liên các số liệu giữa các tab, những sheet trên Excel.
  • sử dụng các giải pháp bảo mật khi quản lý kho hàng trên Excel.
  • sử dụng các phương tiện bổ trợ để Thống kê số liệu. các dụng cụ này phải có chức năng nhập số liệu từ Excel.